IKIA.cc weblog

Onlangs waren we met een groep universiteitsstudenten aan het werken rond zelfevaluaties in organisatie.
Hierbij kwam ook het belang van leiderschap aan bod van leidinggevenden.

Op de vraag “wat betekent nu leiderschap” gaven zij de volgende antwoorden:

- leiden van de mensen
- beslissen
- improviseren
- exemplo
- zich aanpassen
- motiveren
- controleren
- charisma uitstralen
- beïnvloeden
- richting geven
- verbeteren
- vooruitlopen
- initiatieven nemen
- …

Wat een lijst!
En niet alleen inspirerend voor jonge leidinggevenden.

Ik ben eigenlijk wel heel benieuwd om binnen enkele jaren
te vernemen van deze jonge leidinggevenden
hoe ze dit in de werkelijkheid ook hebben gedaan.

De interne werking of processen verbeteren is iets dat we doen met de medewerkers.
Zo ook lieten we onlangs de medewerkers hun administratief proces analyseren:

- niet nadenken bij de uitvoering
- sommige mensen op sommige momenten niets te doen
- wat is mijn meerwaarde?
- plaats copy/fax?
- proces niet begrepen
- geen enkele feedback
- nummering niet gestandaardiseerd
- geen voorgedrukte items
- slecht proces / goede bediende
- wat als er iemand uitvalt?
- goede jobdescription
- teveel papier
- verschillende copies op verschillende momenten
- is klant tevreden?

En nadien ook verbeteren:

- tussentijdse goedkeuringen minimaliseren
- betere taakverdeling
- minder geloop / bewegingen
- betere plaats copy/fax
- eenvoudige volgorde
- 2 lussen

En na die eerste verbetering gingen ze enthousiast nog een stap verder:

- in/out dichter bij de klant
- werkvoorbereiding
- interne nummering (betere FIFO, First In First Out)
- formulier tijdig bevoorraden
- werklast nog verder verdelen
- redundantie ==> vlinder
- afstappen van ‘mijn’ werkpost
- elkeen functies kennen en kunnen
- telkens één inbox per functie

Ja, inderdaad ook daar is dit mogelijk.
Nemen we het proces van ‘koffie zetten’.

Welke verspillingen komen we tegen?

- teveel koffie gemaakt
- wat verwacht de klant?
- producten op verschillende plaatsen
- slecht koffieresultaat
- koffiegruis
- veel tijdsverlies
- niets parallel
- veel transport
- onaangepaste maatlepel
- veel bewegingen
- orde in de kasten
- teveel water, energie, …
- machine niet proper
- …

Dat was blijkbaar voor de komst van Senseo en Nespresso.

Dankzij ‘Lean’, of letterlijk ‘het slanker maken van onze processen’,
kunnen we produceren met:
- minder kosten,
- minder doorlooptijden,
- en beter kwaliteit.

Tijdens een simulatie adhv het ‘Lean Production Game’ experimenteerden
deelnemers met de principes van Lean.

Na een eerste ronde ervaarden ze het volgende als:

* positief:
- de tekening was duidelijk (werkinstructie)

* negatief:
- volgorde werkposten slecht
- geen feedback over geleverde werk
- bevoorrading: push ipv pull
- geen werkvoorbereidingen
- geen bevoorrading betekent geen productie
- één wacht op een ander
- verschillende productie-tijd en werklast
- competenties!
- verantwoordelijke bevoorrading :-)
- arbeidsveiligheid!
- stress
- wachtzones niet efficient

Ze stelden zelf verbeteringen voor aan de Directie.
Die aanvaardde het merendeel.

Na een tweede ronde waren de bevindingen:

* positief:
- werkvoorbereiding
- meer geproduceerd
- beter geproduceerd
- hogere productiesnelheid
- betere werkdrukverdeling
- bevoorrading veel beter
- meer werkvreugde
- volgorde idealer
- meer communicatie
- betere kwaliteit

* negatief:
- werkverdeling kan beter
- samenwerking kan ook beter
- beloning ontbreekt

Deze negatieve punten werden ook weggewerkt in een volgende ronde.

Samen met de medewerkers processen in kaart brengen.
En ze nadien samen verbeteren, waren de 2 succesfactoren.

Tijdens een extra (vierde) dag BPM-vorming toonde ik het volgende Deens filmpje (KaffeKaizen):
http://www.implement.dk/da/inspiration/film/kaffekaizen.html.
Je hoeft echt geen Deens te kennen om dit filmpje te begrijpen.

En vroeg nadien aan de deelnemers welke verspillingen in dit proces ‘koffie zetten’ heb je allemaal gezien:

- stock
- afstand
- plaats - orde
- grondstoffen (water, koffie)
- waarom koffie?
- dode momenten
- werkvolgorde!
- bepaalde handelingen niet efficient
- tijd
- morsen
- persoonlijke tijd <-> werktijd
- ideaal ‘koffiemaat’
- storing
- lange duur
- prioriteiten beter stellen

Verspillingen zijn de dada binnen alles wat ‘Lean’ is.
Lean heeft die gebundeld in 7 types.
Hier kom ik later graag op terug.

Voedt jij de talenten van jouw personeel voldoende?

Iedere dag wordt er op de werkvloer veel talent over het hoofd gezien …
en zelfs verspild.
Hoe kan je als leidinggevende het beste uit je mensen naar boven halen?
Hoe laat je de competenties van je personeel zoveel mogelijk tot hun recht komen?
Dat zijn vragen die binnen Talent@werkplek centraal staan.

Talent@werkplek brengt de zwakke en sterke punten met betrekking tot
competentieontwikkeling in kaart met een laagdremplelige scan.

De 7 doe-agenda’s geven je een leidraad op maat om de competenties
van je personeel op de werkvloer optimaal te benutten
en vooral te versterken:

• ‘Afspraak is afspraak’: een agenda die je helpt om afspraken in onderling overleg te maken en op te volgen.
• ‘Mijn gedacht’: een agenda die je helpt om opbouwende kritiek te geven.
• ‘Petje af!’: een agenda die je helpt om positieve feedback te geven.
• ‘Laat het los’: een agenda die je helpt om taken te delegeren.
• ‘Leg het uit!’: een agenda die je helpt om instructies te geven voor routinematige taken.
• ‘Leer een leerplan plannen!’: een agenda die je helpt om de leernoden van je medewerkers te bepalen.
• ‘Beter met een peter!: een agenda die je helpt om werkplekleren te ondersteunen.

(bron: VOV- lerend netwerk)

Hoe kunt u slagen in een toekomst die belooft altijd onzeker te zijn?
Stephen Covey ziet in zijn boek ‘Predictable Results in Unpredictable Times’
maar één manier om resultaten te halen in onzekere tijden:
door vertrouwen met alle stakeholders op te bouwen.

1. Blink uit in het uitvoeren van prioriteiten

Stel een eenvoudig doel, vernauw focus. 
En herzie die regelmatig, samen met duidelijke targets en
een sterke opvolging via het meten van resultaten.

2. Beweeg met de snelheid van vertrouwen

Vertrouwen is geen soft item.
Het kan gemeten en in de juiste richting gestuurd worden.
Vertrouwen is gebaseerd op transparantie en het houden van beloften.

3. Bereik meer met minder

Probeer niet meer te bereiken in van alles en nog wat, maar in wat ertoe doet.
Snijd alleen dingen weg waar de stakeholders geen waarde aan hechten.

4. Verminder de angst

Bepaal een duidelijke strategie en missie waarin werknemers en managers kunnen geloven.
Communiceer hier open over zodat angst wordt omgebogen in actie en productiviteit.

(bron: Bizz, dec 2009-jan 2010, p. 103)

Ja, waarom investeren in zo’n opleiding?
Ik stelde deze vraag aan de deelnemers iets wat anders:
‘je bent nu interne BPM-coach, op welke 3 dingen ga je nu letten?’

- model gebruiken, houden bij verzamelen info, overzicht behouden
- engagement in het proces, betrokkenheid, knelpunten in het proces
- doel, opbouw bestaande processen, valkuilen
- niet veronderstellen, 2b is 2b & as is = as is, ibav (identificeren, beschrijven, analyseren en verbeteren): volgorde & structuur
- brown-paper tool, luisteren, voorzie een regelmatige update van het proces
- start procesbeschrijving op elk niveau, lange termijn visie, raag geven
- goed evalueren wie ik uitnodig op de =/= fasen, KISS, analyseren
- begin ‘KISS’, manier van beschrijven van de processen, indicatoren meten=weten
- terugkoppeling naar de werkvloer, verloren momenten (timing), is het beschreven objectief wel haalbaar?
- Q, waste, procedures kritischer bekijken
- valkuilen (as is -> to be), knelpunten, werkwoord & onderwerp
- het aandeel (=uitleg) van de procesowner, coach the coach, analyse van het proces

Zo wordt BPM (Business Process Manager) meer en meer ‘Beter Presterende Mensen’ of ‘Betere Passionele Medewerkers’ …

We waren op het einde van een training rond ‘Business Process Management’.
Ik vroeg de deelnemers om in kleine groepjes eventjes na te denken over de volgende vraag:
‘morgen kom je terug in jouw organisatie en
jouw baas vraagt jouw ‘wat kunnen we doen met BPM bij ons?’,
…
wat zal jouw antwoord zijn?’

- raadgeven preventie-adviseur en milieu-coordinator
- proces ‘dynamisch risicobeheerssysteem’ (DRBS)
- vervolledigen van onze processen in het kader van ‘interne controle systemene’
- knelpunten detecteren van onze processen
- in kaart brengen van onze processen (bv handig naar nieuwelingen toe, …)
- BPM werkt als alle niveaus meewerken
- objectiviteit = stabiliteit
- beschrijven volgens regels van de kunst
- volk (schrappen of) verplaatsen => verhogen rendement
- raad geven over processen
- processen verhelderen en optimaliseren
- externe coaching helpt
- dingen bijsturen en zelfevaluatie

Daarenboven krijgen we ook meer inzicht, meer inspraak en meer betrokkenheid.

Onlangs gaf ik een interactieve en praktische training rond ‘Business Process Management’.
Tijdens de driedaagse vroeg ik aan de deelnemers welke tips ze zouden geven aan een startende interne BPM-coach:

- wees informateur
- niet ‘to be’ denken
- eigen proces eerst
- objectieve criteria
- van detail naar structuur
- bezoek het bedrijf
- goeie formulering van uw proces
- vraag toestemming voor interview met iedereen
- doel + reden procesbeschrijving
- bedrijf ‘as is’ beschrijven ; ik = begeleiden
- open houding
- objectiviteit
- kader
- durven vragen stellen
- overzicht

Wees zo neutraal mogelijk en laat vooral de actoren van het proces hun proces ‘beschrijven’ en faciliteer dit.