IKIA.cc weblog

Onlangs waren we met een groep universiteitsstudenten aan het werken rond zelfevaluaties in organisatie.
Hierbij kwam ook het belang van leiderschap aan bod van leidinggevenden.

Op de vraag “wat betekent nu leiderschap” gaven zij de volgende antwoorden:

- leiden van de mensen
- beslissen
- improviseren
- exemplo
- zich aanpassen
- motiveren
- controleren
- charisma uitstralen
- beïnvloeden
- richting geven
- verbeteren
- vooruitlopen
- initiatieven nemen
- …

Wat een lijst!
En niet alleen inspirerend voor jonge leidinggevenden.

Ik ben eigenlijk wel heel benieuwd om binnen enkele jaren
te vernemen van deze jonge leidinggevenden
hoe ze dit in de werkelijkheid ook hebben gedaan.

De interne werking of processen verbeteren is iets dat we doen met de medewerkers.
Zo ook lieten we onlangs de medewerkers hun administratief proces analyseren:

- niet nadenken bij de uitvoering
- sommige mensen op sommige momenten niets te doen
- wat is mijn meerwaarde?
- plaats copy/fax?
- proces niet begrepen
- geen enkele feedback
- nummering niet gestandaardiseerd
- geen voorgedrukte items
- slecht proces / goede bediende
- wat als er iemand uitvalt?
- goede jobdescription
- teveel papier
- verschillende copies op verschillende momenten
- is klant tevreden?

En nadien ook verbeteren:

- tussentijdse goedkeuringen minimaliseren
- betere taakverdeling
- minder geloop / bewegingen
- betere plaats copy/fax
- eenvoudige volgorde
- 2 lussen

En na die eerste verbetering gingen ze enthousiast nog een stap verder:

- in/out dichter bij de klant
- werkvoorbereiding
- interne nummering (betere FIFO, First In First Out)
- formulier tijdig bevoorraden
- werklast nog verder verdelen
- redundantie ==> vlinder
- afstappen van ‘mijn’ werkpost
- elkeen functies kennen en kunnen
- telkens één inbox per functie

Ja, inderdaad ook daar is dit mogelijk.
Nemen we het proces van ‘koffie zetten’.

Welke verspillingen komen we tegen?

- teveel koffie gemaakt
- wat verwacht de klant?
- producten op verschillende plaatsen
- slecht koffieresultaat
- koffiegruis
- veel tijdsverlies
- niets parallel
- veel transport
- onaangepaste maatlepel
- veel bewegingen
- orde in de kasten
- teveel water, energie, …
- machine niet proper
- …

Dat was blijkbaar voor de komst van Senseo en Nespresso.

Dankzij ‘Lean’, of letterlijk ‘het slanker maken van onze processen’,
kunnen we produceren met:
- minder kosten,
- minder doorlooptijden,
- en beter kwaliteit.

Tijdens een simulatie adhv het ‘Lean Production Game’ experimenteerden
deelnemers met de principes van Lean.

Na een eerste ronde ervaarden ze het volgende als:

* positief:
- de tekening was duidelijk (werkinstructie)

* negatief:
- volgorde werkposten slecht
- geen feedback over geleverde werk
- bevoorrading: push ipv pull
- geen werkvoorbereidingen
- geen bevoorrading betekent geen productie
- één wacht op een ander
- verschillende productie-tijd en werklast
- competenties!
- verantwoordelijke bevoorrading :-)
- arbeidsveiligheid!
- stress
- wachtzones niet efficient

Ze stelden zelf verbeteringen voor aan de Directie.
Die aanvaardde het merendeel.

Na een tweede ronde waren de bevindingen:

* positief:
- werkvoorbereiding
- meer geproduceerd
- beter geproduceerd
- hogere productiesnelheid
- betere werkdrukverdeling
- bevoorrading veel beter
- meer werkvreugde
- volgorde idealer
- meer communicatie
- betere kwaliteit

* negatief:
- werkverdeling kan beter
- samenwerking kan ook beter
- beloning ontbreekt

Deze negatieve punten werden ook weggewerkt in een volgende ronde.

Samen met de medewerkers processen in kaart brengen.
En ze nadien samen verbeteren, waren de 2 succesfactoren.

Tijdens een extra (vierde) dag BPM-vorming toonde ik het volgende Deens filmpje (KaffeKaizen):
http://www.implement.dk/da/inspiration/film/kaffekaizen.html.
Je hoeft echt geen Deens te kennen om dit filmpje te begrijpen.

En vroeg nadien aan de deelnemers welke verspillingen in dit proces ‘koffie zetten’ heb je allemaal gezien:

- stock
- afstand
- plaats - orde
- grondstoffen (water, koffie)
- waarom koffie?
- dode momenten
- werkvolgorde!
- bepaalde handelingen niet efficient
- tijd
- morsen
- persoonlijke tijd <-> werktijd
- ideaal ‘koffiemaat’
- storing
- lange duur
- prioriteiten beter stellen

Verspillingen zijn de dada binnen alles wat ‘Lean’ is.
Lean heeft die gebundeld in 7 types.
Hier kom ik later graag op terug.