IKIA.cc weblog

We waren op het einde van een training rond ‘Business Process Management’.
Ik vroeg de deelnemers om in kleine groepjes eventjes na te denken over de volgende vraag:
‘morgen kom je terug in jouw organisatie en
jouw baas vraagt jouw ‘wat kunnen we doen met BPM bij ons?’,
…
wat zal jouw antwoord zijn?’

- raadgeven preventie-adviseur en milieu-coordinator
- proces ‘dynamisch risicobeheerssysteem’ (DRBS)
- vervolledigen van onze processen in het kader van ‘interne controle systemene’
- knelpunten detecteren van onze processen
- in kaart brengen van onze processen (bv handig naar nieuwelingen toe, …)
- BPM werkt als alle niveaus meewerken
- objectiviteit = stabiliteit
- beschrijven volgens regels van de kunst
- volk (schrappen of) verplaatsen => verhogen rendement
- raad geven over processen
- processen verhelderen en optimaliseren
- externe coaching helpt
- dingen bijsturen en zelfevaluatie

Daarenboven krijgen we ook meer inzicht, meer inspraak en meer betrokkenheid.

Onlangs gaf ik een interactieve en praktische training rond ‘Business Process Management’.
Tijdens de driedaagse vroeg ik aan de deelnemers welke tips ze zouden geven aan een startende interne BPM-coach:

- wees informateur
- niet ‘to be’ denken
- eigen proces eerst
- objectieve criteria
- van detail naar structuur
- bezoek het bedrijf
- goeie formulering van uw proces
- vraag toestemming voor interview met iedereen
- doel + reden procesbeschrijving
- bedrijf ‘as is’ beschrijven ; ik = begeleiden
- open houding
- objectiviteit
- kader
- durven vragen stellen
- overzicht

Wees zo neutraal mogelijk en laat vooral de actoren van het proces hun proces ‘beschrijven’ en faciliteer dit.

Ik hou van … EVA omdat ze me het leven gemakkelijker maakt.
Door haar heb ik minder hoofdzorgen.
Ze helpt me sneller vooruit.

Vroeger ging het ook wel zonder EVA.
Toch wel veel moeilijker.
En veel hoofdbrekens.
En heel wat trager dan nu.

Vroeger plande ik bepaalde dingen en …
er gebeurde niet veel.
Soms was er een mager resultaat en meestal niet.

Ik ontmoette EVA en ze vroeg me wat is jouw …
Eerst
Volgende
Actie.

Ik werkte al met SMART voor doelstellingen, actiepunten, ….
EVA zetten me echter aan tot nadenken over de Directe Actie.
In het kader van projecten voeg ik hier nog graag aan toe …
wat - wie - wanneer.

Voorbeeld deze namiddag kreeg ik de ingeving om deze blog te schrijven.
EVA: deze avond de blog schrijven.

Ik hou van … EVA en jij …

De afkorting BPM staat normaal voor business process management.
Voor mij staat deze vooral voor “Beter Presterende Mensen”.

Mensen:
Immers bij processen, de manier waarop we de dingen aanpakken, draait het rond mensen.
Mensen bepalen en zijn de processen. 
Zij weten zelf het best waar ze mee bezig zijn.
Zij zijn dus het best geplaatst om hun eigen werk te verbeteren, vereenvoudigen.

Presterende Mensen:
Zowel in betalende omgevingen (werk) als niet-betalende omgeving (vrije tijd) presteren mensen graag.
Mensen bereiken graag doelen, dit geeft immers voldoening.
Het duidelijk krijgen van die doelen samen met de mensen is een enorme succesfactor.

Beter Presterende Mensen:
Mensen zijn altijd bereid om samen te zoeken naar hoe ze hun dingen beter kunnen doen.
Zo worden zij er beter van, maar ook de organisatie voor wie ze werken.
De energie die vrijkomt door samen met de mensen te werken rond ‘Beter Presterende Mensen’ is fenomenaal.

Veel organisaties hebben het proces van het stellen van doelen en opzetten van plannen voor de toekomst.

De ervaring leert dat veel organisaties zichzelf teveel doelen stellen waardoor de kans op het niet realiseren drastisch toeneemt.

Ervaring leert dat bij 11 doelen of meer er geen enkel doel wordt gerealiseerd.

Zie verder onderstaand overzicht:

Aantal doelen           2-3           4-10       11-20

Met glans behaald     2-3           1-2         0

Beperk uzelf tot “Waanzinnig Belangrijke Doelen” (WBD).

Stel uzelf er maximaal drie en ga pas werken aan andere doelen wanneer deze drie behaald zijn.

De kracht van focus zal ook in uw organisatie blijken.

(Bron : Franklin Covey Benelux : Balance november 2006)

Een strategie uitstippelen betekent keuzes maken.
Als u met de auto naar Béziers in Zuid-Frankrijk wilt rijden, hebt u verschillende opties.
Volgens de landkaart kunt u via Lyon, Millau of Limoges gaan.
Welke weg u kiest, hangt af van de wensen en mogelijkheden.
U kunt de snelste, mooiste of goedkoopste weg kiezen.
Maar de verkeerssituatie, het weer, het budget en uw voornemen om onderweg een pakje af te leveren bij tante Yvonne kunnen het aantal keuzemogelijkheden drastisch beperken.
Wel duidelijk is dat u maar één weg kunt kiezen.
Een strategie uittekenen verloopt op dezelfde manier.
We maken keuzes terwijl we antwoorden zoeken op de volgende vragen:

- Waarom bestaan we? (missie)
- Wat willen we zijn? (visie)
- Wat is onze situatie? (omgevingsanalyse, SWOT)
- Hoe willen we dat bereiken? (strategie)
- Hoe leggen we dat vast? (balanced scorecard)
- Wat moeten we doen? (actieplan)
- Hoe weten we dat we juist bezig zijn? (boordtabel)

(bron: Bizz.be 13/03/2008 08:00 )

Joost en Cyriel, de auteurs van ‘en … actie’ leven zoals de titel het zegt.
Een boekje niet alleen voor de startende groepsbegeleider.
Integreer creativiteit en improvisatie in jouw werken met groepen en teams.

Heel duidelijk geschreven oefeningen, telkens met:
doel, samenvatting, tijdsduur, aantal deelnemers &
verloop, tips en aanwijzingen en variant.

Dit boekje leest enorm gemakkelijk.
Ik heb het binnen handbereik gelegd.
Zodat ik de titel en de inhoud eer kan aandoen.

En … ‘nu … actie’

http://www.thema.nl/product/en—actie-/

Allemaal goed en wel een proces is de DNA van de organisatie.
Dus processen zijn belangrijk.
We zijn toch goed bezig.
We zijn toch allemaal professionals.
En nu …

De wereld verandert voortdurend.
Er zijn dus continu interne en externe veranderingen.
Interne binnen onze organisatie of deelorganisatie.
En de externe buiten onze organisatie.

Wel procesmanagement is het continu verbeteren van ons proces.
We verhogen onze efficiëntie (doelmatigheid) en effectiviteit (doeltreffenhied).
Door ons flexibel (soepelheid) op te stellen ten opzichte van de interne en externe veranderingen.

[Individueel dingen realiseren we goede dingen.
In groep kunnen we uitstekende dingen doen.
Vandaar in de afkorting TEAM in het Engels de volgende betekenis krijgt:
Together Everyone Achieves More.
Of in het Nederlands: Samen Grenzen Verleggen (SGV).

youtube]http://www.youtube.com/watch?v=q8EaHdHpf4k[/youtube]

Is dat gemakkelijk: nee, zeker en vast niet.
Integendeel, dat vraagt een inspanning.
Een inspanning die op lange termijn meer dan loont.

Processen zijn het DNA of de kern van onze organisatie.
Wat is nu een proces?

Een proces is een opeenvolging van activiteiten
die bij herhaling worden uitgevoerd
door één of meerdere personen.

Hierboven werd een proces visueel weergegeven.
Hierop zien we dus de reisweg binnen het proces.

Sommige activiteiten vereisen ook het maken van keuzes.
Deze keuzes zorgen dan voor een andere volgweg.

Als er geen herhaling is, spreken we van een project.
Dat is dus iets eenmalig.