Samen de interne werking verbeteren
23 mei 2010De interne werking of processen verbeteren is iets dat we doen met de medewerkers.
Zo ook lieten we onlangs de medewerkers hun administratief proces analyseren:
- niet nadenken bij de uitvoering
- sommige mensen op sommige momenten niets te doen
- wat is mijn meerwaarde?
- plaats copy/fax?
- proces niet begrepen
- geen enkele feedback
- nummering niet gestandaardiseerd
- geen voorgedrukte items
- slecht proces / goede bediende
- wat als er iemand uitvalt?
- goede jobdescription
- teveel papier
- verschillende copies op verschillende momenten
- is klant tevreden?
En nadien ook verbeteren:
- tussentijdse goedkeuringen minimaliseren
- betere taakverdeling
- minder geloop / bewegingen
- betere plaats copy/fax
- eenvoudige volgorde
- 2 lussen
En na die eerste verbetering gingen ze enthousiast nog een stap verder:
- in/out dichter bij de klant
- werkvoorbereiding
- interne nummering (betere FIFO, First In First Out)
- formulier tijdig bevoorraden
- werklast nog verder verdelen
- redundantie ==> vlinder
- afstappen van ‘mijn’ werkpost
- elkeen functies kennen en kunnen
- telkens één inbox per functie